Kom igång med Fortnox Hub

För att komma igång med synkronisering mellan WooCommerce och Fortnox följer du instruktionerna nedan. 

OBS! Se alltid till att du har aktuell BACKUP innan du börjar. Ha också alltid en testmiljö där du kan experimentera med inställningarna innan du för över dessa till din produktionsmiljö

Installation och inställningar

Installera tillägget

I din Webshop går du in under menyn Tillägg->Lägg till nytt och skriver in ”Fortnox Hub” i sökrutan för nyckelord uppe i högra kanten. När du hittat Fortnox Hub klickar du på Installera och därefter Aktivera. Nu är till tillägg installerat och du kan gå vidare med att ansluta det till Fortnox.

Hämta API-nyckel

När du har installerat tillägget är det dags att koppla ihop WooCommerce med Fortnox. För att göra det behöver du en så kallad API-kod. Det är en slags nyckel som tillägget behöver för att få behörighet till vissa data i din Fortnox. Det gör du så här:

  • Logga in i Fortnox och klicka på ditt användarnamn i övre högra hörnet. 
  • Välj Administrera användare
  • Klicka på Lägg till integration i nedre högra hörnet.
  • Skriv in ”Fortnox Hub” i sökboxen och välj Fortnox Hub för WooCommerce och klicka på Tillåt.
  • Klicka på nyckelsymbolen i fältet API-kod för att kopiera koden 

Gå sedan till din WooCommerce-Inställningar->Fortnox hub i din webshop och genomför följande steg:

  • Klistra in koden från föregående steg i fältet API-kod
  • Skriv in en mailadress dit du vill ha mailet med bekräftelselänken skickat.
  • Spara sidan
  • Klicka på Auktorisera.

Du får nu upp en BjornTech logotyp med informationen om att ett bekräftelsemail skickats.

Kontrollera din inkorg, om mailet inte dyker upp så kan du ha skrivit fel adress. Gör i så fall om stegen ovan. Mailet kan också hamna i din inkorg för skräppost.

När du har fått mailet klickar du på länken längst ner i mailet för att aktivera kopplingen mellan WooCommerce och Fortnox. Om allt går bra får du en bekräftelse på detta.

Grundläggande konfigurering

Ordrar

Tillägget kan skapa en Faktura eller en Order i Fortnox för varje Order som skapas i WooCommerce. Du ställer in hur detta skall göras under menyn WooCommerce-Inställningar->Fortnox Hub->Ordrar till Fortnox.

Välj först om du vill att det skall skapas en Faktura eller en Order i Fortnox. För att du skall kunna välja Order behöver du ha modulen för Orderhantering i Fortnox aktiverad. Att använda sig av ordrar kan vara bra om man har flera webshoppar som är kopplade till en Fortnox eller om man tar emot beställningar från andra källor än webshoppen och vill ha en mer avancerad orderhantering. Om du är osäker på vad som är bäst för dig rekommenderar vi att du väljer att skapa en Faktura.

Du behöver sedan välja när ovanstående Faktura/Order skall skapas. Detta kan ske automatiskt när ordern i WooCommerce sätts i status Behandlas eller Färdigbehandlad. Tillägget kommer också att skapa en ny Fortnox-kolumn i den normala orderlistan i WooCommerce där du hitta en ny knapp med namnet Synkronisera. Om du väljer att inte skapa Faktura/Order automatiskt kan du istället klicka på Synkroniseraoch på så sätt skapa Faktura/Order manuellt.

I fältet Vår referens kan du ange en text som läggs i fältet med samma namn på fakturan som skapas i Fortnox.

Vilka produkter skall synkroniseras

Tillägget kan skapa fakturor utan att det finns någon länk mellan produkter i WooCommerce och Artiklar i Fortnox. I det faller blir de produkter du säljer i WooCommerce endast en rad med text och ett pris på Fakturan/Ordern i Fortnox och försäljningen påverkar inte statistik eller lagernivåer i Fortnox.

För att statistik och lagernivåer skall synkroniseras behöver tillägget en länk mellan produkter i WooCommerce och artiklar i Fortnox. Om du redan har artiklar upplagda i bägge systemen kan du själv skapa länken genom att lägga in Fortnox artikelnummer i fältet artikelnummer (SKU) i WooCommerce.

Tillägget kan också skapa artiklar i Fortnox baserat på produkter i WooCommerce. Hur detta skall gå till ställer du in i menyn WooCommerce-Inställningar->Fortnox Hub->Produkter till Fortnox. Du kan välja mellan att synkronisera alla produkter manuellt genom knappen Synkronisera eller att synkronisera alla förändringar automatiskt. Du behöver alltid använda den manuella synkroniseringen när du installerar tillägget första gången. Om din produktdata av någon anledning har hamnat i osynk mellan WooCommerce och Fortnox kan du alltid starta en manuell synkronisering för att korrigera detta. Tänk på att en manuell synkronisering av en stor mängd produkter kommer att ta tid. Det är ingen idé att klicka på synkronisera flera gånger, det kommer bara att belasta ditt system i onödan.

Innan du startar din första manuella synkronisering för att få över dina Produkter från WooCommerce till Fortnox behöver du ställa in hur detta skall ske och vilken data du vill ha kopierad.

Välj först om du vill att artiklar skall skapas automatiskt och detta skall ske oavsett om det finns ett artikelnummer inlagt i fältet artikelnummer på produkten i WooCommerce eller om artikelnummer måste finnas på plats för att det skall skapas en artikel i Fortnox. Om artikeln skall skapas med ett tomt artikelnummerfält kommer tillägget att låta Fortnox skapa ett artikelnummer. Det sker genom att Fortnox letar reda på det artikelnummer med det lägsta numeriska värde som hittas. Det innebär att dina artikelnummer kommer att börja på 1 och fortsätta med 2,3 osv om du inte har några artiklar upplagda. Skulle du ha en artikel som heter 100 upplagd får nästa nya artikel nummer 101. Om du inte har någon speciell struktur du föredrar på artikelnummer rekommenderar vi att du låter Fortnox skapa dessa enligt ovan.

Om du endast vill uppdatera data på artiklar där fältet artikelnummer i WooCommerce matchar ett artikelnummer som redan finns i Fortnox väljer du Skapa aldrig.

Tillägget synkroniserar enkla och variabla produkter från WooCommerce. En enkel produkt kommer att skapa en artikel i Fortnox medan en variabel produkt skapar en artikel per variation. Välj om enkla, variabla eller både och skall synkroniseras. 

Grundinställningen är att alla produkter oavsett status synkroniseras. Du kan också välja om du endast vill att produkter med status Publicerad skall synkronisera. Detta kan vara bra om du t.ex. vill undvika testartiklar som du lägger upp i WooCommerce skall synkroniseras till Fortnox.

Du kan också välja att filtrera vilka produkter som skall synkroniseras baserat på vilka produktkategorier de tillhör. Vill du synkronisera produkter oavsett kategoritillhörighet lämnar du detta fält tomt.

Vilken produktdata skall synkroniseras?

I Fortnox kan man markera en artikel som en ”webshop-artikel”.  Markeringen i sig har ingen speciell betydelse annat än att det ibland kan vara bra att kunna särskilja de artiklar man har i webshopen från andra. Kryssa i rutan Sätt som webshop artikel om du vill att de produkter som synkroniseras från WooCommerce skall ha denna status.

En annan markering som finns på artiklar i Fortnox är om artikeln hanterar lager. Här kan du kryssa i rutan Hantera lager för att synkronisera informationen om huruvida lagerhantering skall ske eller inte på artikeln i Fortnox.

Om du vill att produktdimensioner (viktlängd, bredd och höjd) från WooCommerce produkter skall synkroniseras till motsvarande fält i en Fortnox artikel kryssar du i rutan Uppdatera produktdimensioner.

I fältet Tillverkare på en Fortnox artikel kan du få namnet på huvudkategorin från en WooCommerce produkt inlagt. Kryssa i rutan Uppdatera tillverkare om du vill att detta skall ske.

Pris och Lagernivå från Fortnox

Du kan välja mellan att synkronisera pris och lagernivå från Fortnox manuellt eller automatiskt. Genom att klicka på knappen Uppdatera alla startar du en uppdatering av alla produkter i WooCommerce som tillägget kan matcha med en artikel i Fortnox. Vill du att en förändring som görs i Fortnox automatiskt skall uppdatera WooCommerce kryssar du i rutan Automatiskt uppdatering.

Du kan välja vilken prislista som skall uppdatera produkter i Fortnox. Detta kan vara bra om du t.ex. vill ha en speciell prislista för webshopen. Gör detta val genom att välja den prislista du vill använda i valet Uppdatera priser

Välj om du vill att lagernivåer skall uppdateras eller inte genom att kryssa i rutan Uppdatera lagernivåer.

Tänk på att aldrig starta uppdatering av priser eller lagernivåer från Fortnox till WooCommerce innan du har säkerställt att lagret är korrekt i Fortnox. Se också till att ha en nytagen backup innan du gör detta första gången.

Kunder

När en ny Faktura/Order skapas i Fortnox kommer tillägget att skapa en ny kund i Fortnox om inte kundens mailadress matchar någon befintlig kunds mailadress. Om det finns flera kunder upplagda med samma mailadress kommer tillägget att ta den senast upplagda kunden. 

Normalt sett uppdaterar tillägget kundens uppgifter i Fortnox med de uppgifter kunden uppgett på ordern. Om du inte vill att detta skall ske kan du kryssa i rutan Uppdatera inte faktureringsuppgifter alternativtUppdatera inte leverensuppgifter om du inte vill att tillägget skall uppdatera din kunds uppgifter. 

Leverans

På en Fortnox Faktura/Order finns det information om leveransvillkor och leveranssätt. Under menyn Leverans kan du koppla leveranssätt i WooCommerce med leveransvillkor och leveranssätt som är upplagda i Fortnox. Om du inte anger något här kommer fälten att fyllas i med de leveransvillkor och leveranssätt som är satta som standard i Fortnox.

Betalning

På en Fortnox Faktura/Order finns det information om orderns betalningsvillkor och betalsätt. Under menyn betalning kopplar du den typ av betalning som en WooCommerce order är utförd med till betalningsvillkor och betalsätt i Fortnox. Om du inte anger något här kommer fälten att fyllas i med de betalningsvillkor och betalsätt som är satta som standard i Fortnox.

Här kan du också välja om din Fortnox faktura automatisk skall bokas som betald. Det kan vara bra att kunna göra på betalsätt som t.ex. kontokort. Där har du fått betalt från kunden och fakturan kan därför automatiskt bokas som betald. Den utbetalning som sedan sker görs från kortinlösaren till ditt konto. Om tillägget stödjer din utförare av kortinlösen eller motsvarande kan du även få en faktura som matchar utbetalningen skapad automatiskt, se nedan.

Konton

I menyn konton kan du ställa in på vilka konton dina försäljningar skall ske. De konton som finns upplagda från början i en nytt Fortnox-installation är inlagda som standard. Här är det viktigt att du tittar igenom och ändrar till de konton som just du använder. Vi kan tyvärr inte hjälpa till med frågor om vilka konton som skall användas till vad utan hänvisar till Fortnox kundtjänst i dessa fall.

Klarna

Om du har Klarna checkout eller Klarna payment gateway installerad så kommer det att dyka upp ett extra menyval under inställningarna.

Här finns möjligheten att låta tillägget skapa en ”Internfaktura” när det görs en utbetalning från Klarna till ditt bankkonto. Internfakturan har ett slutbelopp som motsvarar betalningen till bankkontot och kan därför enkelt matchas med en utbetalning om du använder en bankkoppling i Fortnox.

Du kan välja om internfakturan skall skapas automatiskt (då letar tillägget efter utbetalningar en gång per dag) eller om du vill genomföra sökning efter utbetalningar manuellt. När du genomför sökningarna manuellt så väljer du hur många dagar bakåt i tiden som sökningen skall genomföras. Sökningen läggs i en kö och om det är många dagar som skall sökas igenom kan det ta en liten stund innan den är klar.

För att funktionen skall fungera behöver du fylla i ett kundnummer som ”Internfakturan” skall skapas med. Det räcker att lägga upp en kund i Fortnox med namnet ”Klarna utbetalningar” eller liknande, inga ytterligare detaljer behövs på kunden.

Du behöver också koppla betalsättet Klarna till ett betalsätt i Fortnox (det gör du under menyn betalningar i tilläggets inställningar) och ange vilka konton som avgifter skall bokas på.

Stripe

PayPal

iZettle

Swish

Q&A

Fråga: Jag har lagt till en prislista, ett betalsätt eller annan information och hittar inte informationen i WooCommerce.

Svar: När du går in i inställningsmenyn laddas all data som behövs för dina inställningar in i tillägget. Informationen uppdateras en gång var 15:e minut, detta görs för att inte belasta kopplingen mellan WooCommerce och Fortnox i onödan. Om du har lagt till något och inte vill vänta i 15 minuter för att uppdateringen skall ske kan du gå in under menyn avancerat och klicka ”Ladda om status data” för att manuellt göra inladdningen igen.