Kom igång med Fortnox Hub

För att komma igång med synkronisering mellan WooCommerce och Fortnox följer du instruktionerna nedan. 

OBS! Se alltid till att du har aktuell BACKUP innan du börjar. Ha också alltid en testmiljö där du kan experimentera med inställningarna innan du för över dessa till din produktionsmiljö

Installation och inställningar

Installera tillägget

• Gå till tilläggsmenyn: I din webbutik, navigera till menyn “Tillägg” och välj “Lägg till nytt”.
• Sök efter Fortnox Hub: I sökrutan uppe i högra hörnet, skriv in “Fortnox Hub”.
• Installera tillägget: Klicka på knappen “Installera” när du har hittat Fortnox Hub i sökresultaten.
• Aktivera tillägget: Efter installationen, klicka på “Aktivera” för att aktivera tillägget i din webbutik.

Anslut till Fortnox

Grundläggande konfigurering

Ordrar

Med Fortnox Hub kan du välja att skapa en faktura eller en order i Fortnox för varje order som görs i din webbutik.

Skapa faktura eller order i Fortnox?

Du ställer in inställningarna för detta under WooCommerce → Inställningar → Fortnox Hub → Ordrar.

• Faktura: Välj detta alternativ för att skapa en faktura direkt i Fortnox. Rekommenderas om du är osäker på vilket alternativ som passar dig bäst. Notera att även om det heter faktura i Fortnox så kan detta alternativ även fungera som ett kvitto.
  • Om du väljer det här alternativet kan du följa guiden här för mer information hur du kommer igång – https://bjorntech.com/kb/skapa-fakturor-automatiskt-i-fortnox-hub/
• Order: För att kunna välja detta alternativ måste du ha modulen för orderhantering aktiverad i Fortnox. Det här alternativet kan vara användbart om du hanterar beställningar från flera olika kanaler, som t.ex. flera webbutiker eller via telefon, och vill ha en mer komplex orderhantering.

När ska fakturan/ordern skapas i Fortnox?

• Automatiskt: Du kan välja att automatiskt skapa en faktura/order i Fortnox när orderstatus i WooCommerce ändras till “Behandlas” eller “Färdigbehandlad”.
• Manuellt: Om du inte vill skapa fakturor/ordrar automatiskt kan du göra det manuellt. I din vanliga orderlista i WooCommerce läggs en ny kolumn till där du hittar en knapp som heter “Synkronisera”. Klicka på den för att skapa en faktura/order manuellt i Fortnox.

Tips: I fältet “Vår referens” kan du ange en text som ska synas på fakturan i Fortnox, t.ex. ditt företagsnamn eller webbadress.

Vilka produkter skall synkroniseras

Tillägget kan skapa fakturor utan att det finns någon länk mellan produkter i WooCommerce och Artiklar i Fortnox. I det faller blir de produkter du säljer i WooCommerce endast en rad med text och ett pris på Fakturan/Ordern i Fortnox och försäljningen påverkar inte statistik eller lagernivåer i Fortnox.

För att statistik och lagernivåer skall synkroniseras behöver tillägget en länk mellan produkter i WooCommerce och artiklar i Fortnox. I Fortnox Hub så ställs produktsynkroniseringen från WooCommerce till Fortnox och Fortnox till WooCommerce in separat. Detta för att man oftast inte vill synka all produktinformation fram och tillbaka mellan de båda systemen.

Vi rekommenderar att man alltid initialt sätter upp synkroniseringen av produktinformationen från WooCommerce till Fortnox först. Guide för hur man gör detta finns här – https://bjorntech.com/kb/synka-produkter-fran-woocommerce-till-fortnox-med-fortnox-hub/

Information om hur du sedan sätter upp synkroniseringen av produktinformation från Fortnox till WooCommerce hittar du här – https://bjorntech.com/kb/synka-produkter-fran-fortnox-till-woocommerce-med-fortnox-hub/

Kunder

När en ny Faktura/Order skapas i Fortnox kommer tillägget att skapa en ny kund i Fortnox om inte kundens mailadress matchar någon befintlig kunds mailadress. Om det finns flera kunder upplagda med samma mailadress kommer tillägget att ta den senast upplagda kunden. 

Normalt sett uppdaterar tillägget kundens uppgifter i Fortnox med de uppgifter kunden uppgett på ordern. Om du inte vill att detta skall ske kan du kryssa i rutan Uppdatera inte faktureringsuppgifter alternativt Uppdatera inte leverensuppgifter om du inte vill att tillägget skall uppdatera din kunds uppgifter. 

Leverans

På en Fortnox Faktura/Order finns det information om leveransvillkor och leveranssätt. Under menyn Leverans kan du koppla leveranssätt i WooCommerce med leveransvillkor och leveranssätt som är upplagda i Fortnox. Om du inte anger något här kommer fälten att fyllas i med de leveransvillkor och leveranssätt som är satta som standard i Fortnox.

Betalning

På en Fortnox Faktura/Order finns det information om orderns betalningsvillkor och betalsätt. Under menyn betalning kopplar du den typ av betalning som en WooCommerce order är utförd med till betalningsvillkor och betalsätt i Fortnox. Om du inte anger något här kommer fälten att fyllas i med de betalningsvillkor och betalsätt som är satta som standard i Fortnox.

Här kan du också välja om din Fortnox faktura automatisk skall bokas som betald. Det kan vara bra att kunna göra på betalsätt som t.ex. kontokort. Där har du fått betalt från kunden och fakturan kan därför automatiskt bokas som betald. Den utbetalning som sedan sker görs från kortinlösaren till ditt konto. Om tillägget stödjer din utförare av kortinlösen eller motsvarande kan du även få en faktura som matchar utbetalningen skapad automatiskt, se nedan.

Konton

I menyn konton kan du ställa in på vilka konton dina försäljningar skall ske. De konton som finns upplagda från början i en nytt Fortnox-installation är inlagda som standard. Här är det viktigt att du tittar igenom och ändrar till de konton som just du använder. Vi kan tyvärr inte hjälpa till med frågor om vilka konton som skall användas till vad utan hänvisar till Fortnox kundtjänst i dessa fall.

Klarna

Om du har Klarna checkout eller Klarna payment gateway installerad så kommer det att dyka upp ett extra menyval under inställningarna.

Här finns möjligheten att låta tillägget skapa en “Internfaktura” när det görs en utbetalning från Klarna till ditt bankkonto. Internfakturan har ett slutbelopp som motsvarar betalningen till bankkontot och kan därför enkelt matchas med en utbetalning om du använder en bankkoppling i Fortnox.

Du kan välja om internfakturan skall skapas automatiskt (då letar tillägget efter utbetalningar en gång per dag) eller om du vill genomföra sökning efter utbetalningar manuellt. När du genomför sökningarna manuellt så väljer du hur många dagar bakåt i tiden som sökningen skall genomföras. Sökningen läggs i en kö och om det är många dagar som skall sökas igenom kan det ta en liten stund innan den är klar.

För att funktionen skall fungera behöver du fylla i ett kundnummer som “Internfakturan” skall skapas med. Det räcker att lägga upp en kund i Fortnox med namnet “Klarna utbetalningar” eller liknande, inga ytterligare detaljer behövs på kunden.

Du behöver också koppla betalsättet Klarna till ett betalsätt i Fortnox (det gör du under menyn betalningar i tilläggets inställningar) och ange vilka konton som avgifter skall bokas på.

Q&A

Fråga: Jag har lagt till en prislista, ett betalsätt eller annan information och hittar inte informationen i WooCommerce.

Svar: När du går in i inställningsmenyn laddas all data som behövs för dina inställningar in i tillägget. Informationen uppdateras en gång var 15:e minut, detta görs för att inte belasta kopplingen mellan WooCommerce och Fortnox i onödan. Om du har lagt till något och inte vill vänta i 15 minuter för att uppdateringen skall ske kan du gå in under menyn avancerat och klicka ”Ladda om status data” för att manuellt göra inladdningen igen.